ビジネスメールの書き方を例文を使って学ぼう!

もくじ

  1. メール本文の構成を覚える
  2. メール前文の構成
  3. メール前文の構成例
  4. メール末文の構成
  5. メール末文の構成例
  6. ビジネスメールの注意点

メール本文の構成を覚える

ビジネスメールは、「前文」「本文」「末文」の3つに分かれます。前文では、挨拶文を通して送信者の情報を記します。本文では、用件を端的に記します。末文では、署名や相手にしてもらいたい行動を記します。

メール前文の構成

  1. 宛先
    メールの送り先となる相手の会社名、部署名、氏名を記します。共有(個人のアドレスではなく社内共通)のメールアドレスの場合もあるので、書き忘れが無いようにしましょう。
  2. 送信者情報
    会社名、部署名、氏名および自己紹介を記します。最後の署名からも送信者は分かりますが、初めて、または久しぶりにメールを送る場合には、最初に名乗りましょう。
    (例)株式会社□□□の○○です。初めてご連絡させていただきます。
  3. 挨拶文
    儀礼的な挨拶は不要。ただし初めてやり取りする相手の場合は、改まった挨拶文が必要になることも。それ以外の場合は、日ごろの感謝、ご無沙汰の旨、直近の出来事の報告などを記しましょう。
    (例)お世話になっております → 一般的な挨拶文
    (例)先日はご足労をいただき、ありがとうございました。 → お礼を述べる
    (例)ご無沙汰しております。 → 非礼を詫びる
  4. 用件
    何のためにメールをしたのか、その旨が分かるように端的な一文を記します。
    (例)納期スケジュールの件でご連絡させていただきます。
    (例)~いたしたく、メールをお送りする次第です。
  5. ことわり
    長文になる旨、返信がほしい旨など、事前にことわるべきことを、前文で記しておきます。
    (例)少々長くなりますが、ご一読のほど、よろしくお願い申し上げます。

メール前文の構成例

株式会社□□□
企画部○○様

いつもお世話になっております。
###株式会社の**です。

先日は、お忙しいところご来社いただき、ありがとうございました。
返事が遅くなりまして、申し訳ありません。
ご提案いただいた企画について、お知らせいたします。
少し長くなりますが、ご一読のうえ、ご検討いただきますよう、
お願い申し上げます。

メール末文の構成

  1. 挨拶文
    「よろしくお願いします」が一般的ですが、メール内容に応じて添える文章は変化します。
    (例)以上、よろしくお願いします。
    (例)ご一読、ありがとうございました。
    (例)ご検討のほど、よろしくお願いします。 →内容が提案や依頼の場合
    (例)よろしく、ご確認ください。 →内容が回答、書類添付などの場合
  2. 返事の依頼
    返事を依頼する場合は、その旨を前文で記すと同時に、末文でも記すと返信率が高まります。
    (例)ご返事お待ちしております。 →返事を待っている姿勢を伝えたい場合
    (例)お手数ですが(恐れ入りますが)、ご検討のうえ(折り返し)、ご返事いただきますよう(ご返答賜わりますよう)、お願い申し上げます(お願いいたします)。 →積極的に返事をもらいたい場合
  3. 内容のまとめ
    本文の内容がどのようなものであったか、最後にまとめて締めくくります。
    (例)まずは(以上)、取り急ぎ(とりあえず・メールにて)、ご挨拶申し上げます(ご報告申し上げます・用件のみ申し上げます・お知らせいたします・ご通知まで・ご案内まで)。
  4. 追記
    内容と関係がなく、区別したい内容や事柄は、最後に追記として付け加えます。
    (例)資料を郵送にてお送りしました。合わせてご参照ください。 →内容の補足を記す場合
    (例)なお〇月×日から×日まで臨時休暇を頂きます。この間のご連絡は、下記のメールアドレスまでお願いいたします。 →別の内容を付け加える場合

メール末文の構成例

以上、ご検討のほど、よろしくお願いします。
恐れ入りますが、〇月×日までにご返答いただければ幸いです。
まずは、ご報告かたがたお願いまで。
なお、企画書は郵送にてお送りしました。
合わせてご参照ください。


###株式会社 ○○(氏名)
〒○○○ー××××  ######(住所)
TEL:00-0000-0000  FAX:00-0000-0000
E-mail:xxx@xxx.co.jp
URL: http://xxxxxxxxxxxx.com

ビジネスメールの注意点

  1. CCとBCC
    CCを使う場合
     メールの内容を誰かと共有したい場合。一般的にはプロジェクトメンバ
     ーや、上司、部下といった人のアドレスが入ります。送信相手にも共有
     者が誰か分かります。
    BCCを使う場合
     CCと同じく情報の共有が目的ですが、送信相手には共有者が分かりませ
     ん。複数人に当ててメールを送るときなど、相手のアドレスが分からな
     いようにするために使用します。
  2. 使用ソフトやバージョンに注意
    ワープロソフトや表計算ソフトなど、ビジネスシーンでは、多くのデータをメールに添付して送る事があります。しかし、相手が同じソフトを持っていなかったり、ソフトが互換性のないバージョンである場合、相手は開くことができません。事前に相手に確認しておく必要があります。
  3. 容量が大きな添付ファイルに注意
    現在は1MBを超える容量の大きなデータをメールで送受信することもめずらしくありませんが、相手のインターネット環境によっては、受信に時間がかかり迷惑になる事もあります。大きなデータを送る際は、大容量ファイル転送サービスを利用するなどしましょう。
  4. 文字化けに注意
    パソコンの環境によって、使用できる文字は限定されます。特にローマ数字、丸数字(①.②.③)、省略文字(㈱.㈲)、単位記号(㎡.㎏.㎝)、カタカナ表記の単位(㍍.㌧.㌦)などは、文字が化けて表示されることがあるため、使用を控えましょう。
  5. 送信相手の間違いに注意
    メールアドレスを登録している場合、宛先の入力途中でも送信先候補が表示されるので便利です。しかし便利だからと油断していると、間違った送信先にメールを送ってしまいトラブルにつながる事も。送る前に正しい送信先であるか必ず確認しましょう。
  6. メールのみに頼らない
    緊急の要件や、重要な連絡事項を、メールだけで済ますのは考えもの。メールを送った後に必ず電話で一報を入れるなど、相手への配慮が必要です。その配慮が相手からの信頼を生み、ビジネスでもよい結果につながります。
最新情報をチェックしよう!